המעבר לעולם דיגיטלי מואץ בשנים האחרונות, אך תהליכי חתימה על מסמכים רבים עדיין נשענים על הדפסה, סריקה ושליחויות. easy2sign מציגה פתרון ישראלי מלא לחתימה דיגיטלית מאובטחת, המאפשר לסגור עסקאות, לאשר טפסים ולחתום על הסכמים מכל מקום, ישירות מהטלפון הנייד.
הפלטפורמה מתאימה לארגונים, משרדים קטנים, נותני שירותים ועצמאיים, ומסייעת לקצר משמעותית זמני טיפול במסמכים, לשפר חוויית לקוח ולהפחית שימוש בנייר. כל זאת תוך התאמה לדרישות החוק והרגולציה המקומית
איך עובדת החתימה על חוזים מהנייד
תהליך העבודה ב-easy2sign מתחיל בהעלאת המסמך למערכת, בחירת החותמים והגדרת סדר החתימה. לאחר מכן נשלח קישור מאובטח ב-SMS או בדוא"ל, דרכו החותם נכנס למסמך, מזהה את עצמו וחותם בזמן אמת, מהמחשב או מהטלפון.
המערכת תומכת בסוגי מסמכים נפוצים, מאפשרת סימון שדות חובה, הוספת חתימות, תאריכים וראשי תיבות, ומספקת תיעוד מלא של כל שלב בתהליך. כך ניתן לעקוב אחר סטטוס המסמך, לקבל התראות על חתימה שהושלמה ולהפחית טעויות ידניות.
אבטחת מידע ועמידה בדרישות רגולציה
חתימה דיגיטלית מחייבת רמת אבטחה גבוהה במיוחד. easy2sign פועלת בהתאם לתקני אבטחת מידע מתקדמים, כולל הצפנת נתונים בתעבורה ובאחסון, מנגנוני זיהוי חזקים ובקרת גישה מדויקת למשתמשים.
כל חתימה מלווה ב"שובל" דיגיטלי הכולל כתובת IP, חותמת זמן, פרטי המכשיר ומידע נוסף, המאפשרים להוכיח את תקפות החתימה במקרה של מחלוקת. בנוסף, נשמרת התאמה לדרישות החוק הישראלי בנוגע למסמכים אלקטרוניים וחתימות מאושרות.
משרד ללא נייר: יתרונות עסקיים ותפעוליים
ארגונים המאמצים פתרונות דיגיטליים לחתימה נהנים מצמצום דרמטי בעלויות הדפסה, אחסון ושליחויות. מעבר למשרד ללא נייר מפנה שטח פיזי, משפר ניהול מסמכים ומקל על איתור מהיר של חוזים וטפסים ישנים.
מעבר לכך, קיצור זמני החתימה מאפשר סגירת עסקאות מהירה יותר, שיפור תזרים מזומנים וחוויית שירות מודרנית. קל יותר לשלב את המערכת עם מערכות CRM, ERP וכלי ניהול נוספים, וליצור תהליך עבודה רציף מקצה לקצה.
שימושים נפוצים במגזרים שונים
חברות נדל"ן משתמשות ב-easy2sign לניהול חוזי שכירות ומכירה, משרדי עורכי דין חותמים על ייפויי כוח והסכמי שכר טרחה, וחברות ביטוח מטפלות בטפסי הצטרפות ותביעות. גם מוסדות חינוך, עמותות ועסקים קטנים מאמצים את המערכת לטפסי הרשמה, הצהרות בריאות והסכמי שירות.
בכל אחד מהמגזרים, המעבר לתהליך חתימה על חוזים מהנייד מפחית עומסים אדמיניסטרטיביים, מקטין סיכוי לאובדן מסמכים ומשפר שקיפות מול לקוחות ושותפים.
קליטה והטמעה בארגון
יישום פתרון חתימה דיגיטלית מצריך הגדרת נהלים פנימיים, התאמת תבניות מסמכים והדרכת עובדים. easy2sign מספקת ממשק אינטואיטיבי, המקל על אימוץ מהיר גם בקרב משתמשים שאינם טכנולוגיים, לצד אפשרויות הרשאה מתקדמות למנהלי מערכות.
למי זה מתאים ביום-יום
חתימה דיגיטלית כבר מזמן לא שמורה רק לחברות גדולות. משרד עורכי דין ששולח ללקוח ייפוי כוח, מתווך שצריך חתימה על הסכם תיווך, קבלן ששולח הצעת מחיר לאישור, או מנהלת משאבי אנוש שמחתימה עובד חדש על טופס 101 – כולם מתמודדים עם אותה בעיה: הלקוח או העובד לא נמצאים פיזית ליד השולחן. במקום לתאם פגישה, להדפיס, לסרוק ולשלוח בחזרה, אפשר לשלוח קישור לחתימה ולקבל מסמך חתום בתוך דקות.
היתרון המשמעותי הוא לא רק בזמן, אלא גם בסדר. כל מסמך חתום נשמר במקום אחד, עם תיעוד של מי חתם ומתי, כך שלא צריך לחפש קבצים בתיבת המייל או בתיקיות על המחשב. עסקים קטנים מגלים שגם המעבר עצמו פשוט: אין צורך בהתקנה מורכבת או בהדרכה ארוכה, והלקוחות שלהם חותמים מהטלפון בלי להוריד אפליקציה.
מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת חתימה
לפני שעוברים לחתימה דיגיטלית, כדאי לבדוק כמה דברים בסיסיים: האם המערכת בעברית ומותאמת לנייד, האם אפשר לשלוח מסמך לכמה חותמים בסדר קבוע, איך נשמר תיעוד החתימה, והאם ניתן להתחיל בחינם ולבדוק את השירות לפני התחייבות. מערכת טובה צריכה להרגיש פשוטה גם למי שחותם בפעם הראשונה – ושם בדיוק נמדד ההבדל בין פתרון שעובד לבין עוד כלי שאף אחד לא משתמש בו.
שילוב בין ממשק נוח, רמת אבטחה גבוהה ועמידה בדרישות החוק הופך את easy2sign לכלי מרכזי עבור ארגונים השואפים לייעל תהליכים ולהוביל שינוי אמיתי בדרך לניהול משרד ללא נייר.
מוגש מטעם easy2sign
